Notes de frais : gare aux abus

> Tout le monde peut-il se faire rembourser ses notes de frais ?

Oui. L'entreprise a l'obligation de rembourser les frais professionnels qu’un salarié justifie avoir engagé dans l’intérêt de l’employeur et dans le cadre de sa mission, quel que soit son poste au sein de l'entreprise. Il s'agit la plupart du temps des frais pris en charge lors de déplacements (transport, nourriture et hébergement). Les salariés sont aussi autorisés à se faire rembourser les frais d’entreprise constituant une charge d’exploitation. Il peut s'agir, par exemple, de la prise en charge de vêtements de travail (uniforme, protection), des dépenses engagées en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, ou encore à l'occasion de repas d'affaires… Evidemment, il n'existe pas de liste exhaustive. "Les règles en la matière et la procédure à suivre sont généralement édictées par l'entreprise dans une note de service ou dans le contrat de travail du salarié. La direction de la sécurité sociale a précisé dans une circulaire en date du 7 janvier 2003 les critères à remplir pour que ces frais soient exonérés de cotisations", détaille Sylvain Niel, avocat spécialisé dans le droit social, associé au cabinet Fidal.

> Faut-il toujours justifier les dépenses engagées ?

Pas forcément. Si l'entreprise opte pour un remboursement des notes de frais sur la base d'indemnités forfaitaires dans la limite de plafonds définis par les Urssaf (chargés de recouvrer les cotisations sociales), alors il n'est pas nécessaire d'apporter de justificatif. Par exemple, un salarié en déplacement contraint de prendre son repas au restaurant pourra se faire indemniser sur la base de 18,1 euros, sans avoir à conserver la facture. Il devra simplement être capable de justifier son déplacement.

> Est-il possible de faire passer un repas dans un restaurant 3 étoiles en note de frais ?

En théorie, rien n'empêche une entreprise de rembourser ce genre d'extravagance. Mais en pratique la plupart des employeurs dédommagent leurs salariés sur la base de montants plafonnés, proches des limites d’exonération admises par les Urssaf. La raison est simple : si la prise en charge est supérieure à ce plafond, il y a un risque évident que l'administration la considère comme un complément de salaire. Ce qui s'avérerait coûteux pour l'entreprise, qui devrait alors payer des cotisations et charges sociales sur ce supplément de rémunération, ainsi que pour le salarié qui aurait lui aussi à payer des impôts en plus et verrait donc son salaire net diminuer.

> Peut-on faire des notes de frais pour des dépenses engagées pour un usage privé ?

Non, les frais professionnels concernent uniquement des dépenses engagées dans le cadre de l'activité professionnelle du salarié. Dans le cas des voitures de fonction ou des abonnements de téléphonie, il est possible que l'entreprise autorise leur emploi pour un usage privé, mais celui-ci sera alors considéré comme un avantage en nature.

> Quelles sont les fraudes les plus courantes sur les notes de frais ?

Si la grande majorité des salariés remplissent honnêtement leurs notes de frais, les abus existent. Un sondage publié l'an dernier par la société KDS, un éditeur de logiciels de gestion de notes de frais, avait par exemple révélé qu'un peu moins de 15% des personnes interrogées avaient déjà triché. "Si les grandes entreprises sont relativement épargnées, le problème persiste dans certaines structures plus petites", confirme Delphine Robinet, avocate spécialiste du droit du travail chez Fromont-Briens. Parmi les abus les plus fréquents : le gonflement des kilomètres parcourus, ou encore des tentatives de faire passer un repas entre collègues en déjeuner d'affaires. Parfois, cela peut même prendre la forme de fraudes plus graves. "Récemment nous avons eu à traiter le cas d'un employé qui établissait de fausses notes de frais, en imitant des logos de restaurants trouvés sur Internet", ajoute Sylvain Niel.

> Quels risques encourent les contrevenants ?

En théorie, ils risquent gros. "Le fait de gonfler indûment une note de frais peut constituer un motif de licenciement pour faute grave", souligne Delphine Robinet. Même si chaque situation est traitée au cas par cas et que l'issue peut différer selon la gravité de la faute ou encore son caractère répété ou non. "En pratique, la plupart du temps les entreprises ne vont pas chercher des poux à tous leurs employés pour quelques euros, d'autant qu'il est parfois difficile de prouver la faute. En revanche, c'est tolérance zéro pour ceux qui établissent des notes de fausses notes de frais ", prévient Sylvain Niel.

Thomas Le Bars
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